Как отправить отсканированный документ по электронной почте

Как отправить отсканированный документ по электронной почте

  • Дата: 07.02.2013
  • Номер: faq00002783_001
  • Печать
  • Электронная почта

Сканирование и отправка документа по электронной почте в виде вложения (для Windows).

С помощью ControlCenter4 можно напрямую отсканировать документ в приложение электронной почты по умолчанию (отправить отсканированные данные в сообщение электронной почты в виде вложения). Для получения более подробной информации нажмите на используемый пользовательский интерфейс ControlCenter4.

ПРИМЕЧАНИЕ: на рисунках ниже изображена типовая модель устройства и операционная система, которые могут отличаться вашей модели Brother и вашей операционной системы.

  1. Загрузите документ.
  2. Выберите вкладку Scan (Сканирование) .
  3. Выберите Document Type (Тип документа) и Scan Size (Размер сканированного изображения) .
  4. Нажмите Scan (Сканирование) .

  • Отсканированное изображение отобразится в окне просмотра изображений. Подтвердите и отредактируйте (при необходимости) отсканированное изображение.
  • Нажмите Отправить на e-mail (Send E-mail) .
  • Отобразится диалоговое окно Send E-mail . Настройте параметры вложенного файла и нажмите OK . Откроется приложение электронной почты по умолчанию и изображение прикрепится в виде вложения к новому пустому сообщению электронной почты.

    Тип файла (File Type):
    Выберите тип файла вложения в раскрывающемся списке Тип файла (File Type) . Доступны следующие типы файлов.
    ПРИМЕЧАНИЕ: доступные типы файлов различаются в зависимости от устройства Brother и операционной системы.

    • Windows Bitmap (*.bmp)
    • JPEG (*.jpg)
    • TIFF (*.tif)
    • TIFF Multi-Page (*.tif)
    • Portable Network Graphics (*.png)
    • PDF (*.pdf)
    • Secure PDF (*.pdf)
    • XML Paper Specification (*.xps)

    • Формат XML (XML Paper Specification) доступен для Windows Vista и более поздних версий или при использовании приложений, поддерживающих файлы XML Paper Specification.
    • Если выбран тип файла JPEG , PDF или Secure PDF , то можно настроить Размер файла (File size) .
    • Если выбран тип файла TIFF или TIFF Multi-Page , можно выбрать параметры "Несжатый (Uncompressed)" или "Сжатый (Compressed)".

    1. Загрузите документ.
    2. Выберите вкладку Scan (Сканирование) . Если требуется изменить параметры сканирования, нажмите здесь для просмотра инструкций по изменению настроек сканирования.
    3. Нажмите кнопку Электронная почта (E-mail) . Запустится приложение электронной почты по умолчанию, и изображение будет добавлено в новое пустое сообщение электронной почты в виде вложения.

    Обе проблемы не критичны и мы обозначим пути их решения далее. Но для начала приведем алгоритм отправки сканированных документов через электронную почту.

    Как отправлять сканированные документы по электронной почте

    1. Зайдите в свою почту и нажмите на кнопку «Новое письмо» (или «Создать», «Отправить»);
    2. Укажите адрес электронной почты получателя (или адреса нескольких получателей);
    3. При необходимости заполните поля «Тема письма» и «Текст письма» в основных полях;
    4. Под полем основного письма расположена кнопка «Прикрепить файлы» – нажмите на нее и укажите путь к документам. Обычно их также можно прикрепить, перетащив нужный документ или архив из папки в тело письма;
    5. Если объем файлов велик – дождитесь завершения их загрузки и нажмите на кнопку «Отправить».

    Обратите внимание: нет необходимости прикреплять все файлы по одному – вы можете поместить их в папку и добавить в архив. Также имеет смысл сохранять документы в формате PDF (наиболее распространенный и удобный для чтения, редактирования и обработки формат) и задавать им корректные названия.

    Если вы не знаете, куда сохранились сканированные документы

    Узнать путь сохранения документов можно в настройках вашего сканера. Обычно это персональная папка самого сканера, раздел «Мои документы» или Рабочий стол. Но в некоторых случаях при сканировании указывается другой путь – перейдите в раздел «Настройки» и посмотрите, в какую папку сохраняются сканированные документы. Здесь же можно указать другой, удобный вам путь сохранения.

    Как прикрепить файл к письму?

    Часто возникает необходимость прикрепить файл к электронному письму, например, прикрепить скриншот, резюме, отчет, презентацию, таблицу и т.д. Для начала давайте определимся, что «прикрепить файл к письму» – это значит, что

    • сначала Вы создаете файл,
    • потом пишете в своей почте электронное письмо, в котором, в частности, указываете на наличие в письме прикрепленного файла
    • и, наконец, прикрепляете к письму заранее подготовленный файл.

    Все варианты создания файлов, которые потом можно прикрепить к своему письму, я здесь не берусь перечислить, но основные варианты такие:

    • можно создать файл в Блокноте (это стандартная программа Windows), во встроенном в Windows текстовом редакторе WordPad, в текстовом редакторе Microsoft Word,
    • в графических редакторах, например, Paint (http://www.getpaint.net/), Фотошоп, бесплатный Gimp (http://gimp.org/),
    • можно также создать файл с помощью электронных таблиц Micosot Excel,
    • с помощью презентаций Microsoft Power Point,
    • в бесплатных лицензионных пакетах OpenOffice http://ru.openoffice.org/ , LibreOffice http://www.libreoffice.org/ ,
    • с помощью программы для работы со звуком Audacity (http://audacity.sourceforge.net/?lang=ru) ,
    • с помощью программы для работы с видео UVScreenCamera (http://uvsoftium.ru/UVScreenCamera.php),
    • с помощью программы для создания .pdf-файла doPDF (http://www.dopdf.com/)
    • и т.д.
    Читайте также:  Для пяток пилка механическая

    Кроме того, можно создать новую папку, объединить несколько файлов в одной папке, затем эту папку с файлами заархивировать, а потом уже прикрепить этот архив с файлами к почте. Для архивации есть архиваторы winRar и бесплатная лицензионная программа 7-zip (http://www.7-zip.org/).

    Прежде чем прикрепить файл к письму, Вы пишете электронное письмо. В тексте письма следует упомянуть о том, что к этому письму есть прикрепленный файл с краткой информацией о содержании файла, например, так: «Для наглядности прилагаю к письму файл со скриншотом» или «В прикрепленном файле посмотрите скриншот с изображением проблемы на моем ПК».

    После того, как файл прикреплен к письму, письмо можно отправлять.

    Разберем на примере двух почтовых ящиков Яндекса и Майла принцип «как прикрепить файл к письму». Этот принцип для разных почтовых ящиков – Yandex, Mail, Gmail, Rambler и т.д. – везде одинаковый, особой разницы нет.

    Как прикрепить файл к письму в почте Яндекса

    О том, как создать почту на Яндексе, тем самым завести себе аккаунт на Яндексе и иметь возможность пользоваться всеми сервисами Яндекса, я писала в статье «Аккаунт Яндекса».

    Итак, почтовый ящик есть на Яндексе, пишем письмо, заполняя поля «Кому», «Тема» и поле для письма. Затем кликаем по кнопке «Прикрепить файлы» (цифра 1 на рис. 1):

    Рис. 1 В почте Яндекс прикрепляем файл к письму

    После клика по кнопке «Прикрепить файлы» перед Вами откроется окно «Выберите файлы для отправки», в котором

    1. надо найти файл для прикрепления к письму,
    2. 1 ЛКМ (1 раз кликнуть Левой Кнопкой Мыши) по выбранному файлу (цифра 1 на рис. 2),
    3. убедиться, что в поле «Имя файла» оказался нужный файл (цифра 2 на рис. 2),
    4. после чего щелкнуть по кнопке «Открыть» (цифра 3 на рис. 2):

    Рис. 2 Ищем на своем компьютере файл для отправки почтой

    Собственно, на этом прикрепление файла к письму закончено:

    Рис. 3 Файл прикреплен к почте Яндекса. Письмо можно отправлять.

    При желании можно проверить, тот ли файл мы загрузили. Для этого кликаем по имени прикрепленного файла или по кнопке «Посмотреть» (цифра 1 на рисунке 3).

    Если выясняется, что файл загрузили не тот или что-то не так, тогда надо кликнуть по красному крестику рядом с именем файла (цифра 2 на рисунке 3) – файл будет удален, и автоматически откреплен от письма.

    Можно прикрепить еще несколько файлов к одному и тому же письму. Опять кликаем по кнопке «Прикрепить файл», находим файл, кликаем по «Открыть». Если файлы небольшого размера, то прикреплять к одному письму можно много файлов. На приведенном скриншоте прикреплено два файла: с именем «145_Два окна одновременно» и с именем «Опросы».

    Иногда удобнее создать новую папку, все файлы для прикрепления к письму положить в эту папку, папку заархивировать и потом этот архив прикрепить к письму, также как прикрепляется обычный файл.

    Как прикрепить файл к письму в почте Mail.ru

    Повторяем все те же шаги, описанные выше:

    Рис. 4 Прикрепляем файл к почте mail

    После того, как текст письма готов,

    • кликаем по кнопке «Прикрепить файл» (рис. 4),
    • после чего открывается окно «Выберите файлы для отправки …» (также, как на рис. 2 выше для Яндекса),
    • находим свой файл,
    • 1 ЛКМ (кликаем левой кнопкой мыши 1 раз) по имени файла,
    • кликаем по кнопке «Открыть»,

    все – файл прикреплен (рис. 5):

    Рис. 5 Файл прикреплен к почте mail

    Здесь красный крестик напротив имени прикрепленного файла – для открепления файла от письма.

    Читайте также:  Файл download чем открыть

    Как понять, что к письму прикреплен файл

    Если во Входящих письмах Вы увидите значок скрепки напротив полученного письма (цифра 1 на рис. 6 – кликните по рис. для его увеличения), то скрепка означает, что к этому письму прикреплен файл.

    Рис. 6 Как понять, что к письму прикреплен файл

    Можно кликнуть по значку скрепки (цифра 1 на рис. 6).

    Тогда Вы увидите в выпадающем окне список прикрепленных файлов (цифра 2 на рис. 6). Заодно можно подумать, стоит ли открывать эти файлы. Если отправитель подозрительный, то прикрепленные файлы НЕ стоит открывать.

    Обратите внимание на меню “Файлы” (цифра 3 на рис. 6). Если кликните по “Файлы”, то увидите список всех присланных Вам файлов из всех ваших письмах.

    Если Вы удаляете письмо из своей почты, то одновременно с письмом удаляются и прикрепленные к нему файлы.

    Упражнение «Как прикрепить файл к письму»:

    Напишите три письма самому себе (на свой почтовый ящик):

    • с 1 прикрепленным файлом,
    • затем с несколькими прикрепленными файлами,
    • создайте архив из нескольких файлов
    • и пошлите все три письма со своего почтового ящика на свой ящик.

    Например, если упражнение выполнять мне, то я буду тренироваться, посылая письма с прикрепленными файлами с ящика info@compgramotnost.ru на тот же ящик info@compgramotnost.ru

    P.S. Статья закончилась, но можно еще почитать:

    Как сделать подпись в электронном письме Mail.ru?

    Как сортировать письма Майл ру по папкам

    Как в эл.почте Яндекс сортировать письма по папкам

    Получайте актуальные статьи по компьютерной грамотности прямо на ваш почтовый ящик.
    Уже более 3.000 подписчиков

    Важно: необходимо подтвердить свою подписку! В своей почте откройте письмо для активации и кликните по указанной там ссылке. Если письма нет, проверьте папку Спам.

    1Почта Gmail

    После того как вы зайдете в электронную почту Джимэйл, необходимо совершить следующие действия:

    • В левом верхнем углу кликните по красной кнопке под названием “Compose”, что в переводе означает “составить” письмо. После этого выйдет форма для отправки сообщения.

    • Первым элементом вышедшей формы является строка, которая требует от вас указания электронного адреса получателя. Адрес должен выглядеть следующим образом: eladres@gmail.com, eladres@mail.ru и т.д. Закрученный символ называют “собачкой”. После нее обязательно должно быть название почты, которой пользуется получатель, например gmail.com или mail.ru. До “собачки” может быть любая комбинация букв и цифр.

    • Вторая строка предназначена для названия письма, его заголовка. Желательно заполнить это поле для того чтобы получатель взглянув на новое письмо смог определить на какую оно тему. Придумайте такой заголовок, который будет выделять ваше письмо среди остальных. Тем более, если вы отправляете важные документы, которые требуют срочного прочтения.

    • Собственно, следующая форма предназначена для текста самого сообщения. Помимо этого, вы можете прилагать различные файлы к письму. Для того чтобы это сделать необходимо нажать на иконку скрепки внизу.

    • После нажатия на иконку выйдет окно. В нем будет необходимо выбрать файл, которые вы собираетесь послать человеку. Чтобы выбрать элемент необходимо один раз кликнуть по нему левой кнопкой мыши и нажать на кнопку “открыть”.

    • После вышеприведенного действия файл будет прикреплен к письму и при нажатии на кнопку “Send” будет отправлен в сообщении. Поле для текста вообще не обязательно заполнять. Вы просто можете указать заголовок сообщения и приложить нужный файл без лишнего текста. Важно помнить, что почта Google не позволяет прилагать к сообщению файлы, которые больше 25 мб. Если ваш файл не соответствует этому требованию, нужно будет его сжать с помощью специальных программ.

    2Почта Mail.ru

    После того как вы зайдете в электронную почту Мэйл.ру, необходимо совершить следующие действия:

    • В левом маленьком окне вы найдете 2 вкладки. Первая отображает количество непрочитанных писем на вашем электронном ящике. Вам необходимо нажать на вторую вкладку под названием “Написать письмо”

    .

    • После нажатия на данную вкладку вас перебросит на страницу создания сообщения. В поле “Кому” необходимо указать электронный адрес получателя.

    • Вторая строка под названием “Тема” предназначена для названия письма, его заголовка. Желательно заполнить это поле для того чтобы получатель взглянув на новое письмо смог определить на кукую оно тему. Придумайте такой заголовок, который будет выделять ваше письмо среди остальных. Тем более, если вы отправляете важные документы, которые требуют срочного прочтения.
    • Чтобы прикрепить файл к сообщению необходимо нажать на вкладку под названием “прикрепить файл”. Как и в случае с гугл почтой, вы можете не вбивать текст сообщения, а просто отправить файл.
    • После нажатия на вкладку выскочит окно. Выбираем нужный файл и кликаем по “открыть”. После небольшой загрузки файл будет загружен в корень письма. В отличие от джимэйл почты, вы можете отправить файл любого размера, в пределах разумного. Чем больше файл – тем больше вам придется ждать пока он загрузится.
    • Если все готово, необходимо нажать на кнопку “Отправить” в левом верхнем углу страницы.
    Читайте также:  Фотошоп кисть не рисует

    4Почта Yahoo

    После того как вы зайдете в электронную почту Yahoo, необходимо совершить следующие действия:

    • В левом верхнем углу маленьким шрифтом обозначена вкладка “compose”. Нажмите на нее.
    • Прикрепление файла на почте Yahoo аналогично почте Gmail, читайте первый пункт статьи. Отправка слишком больших файлов не предусмотрена. Несмотря на это вы можете прикрепить файл не с компьютера, а с какого-нибудь интернет источника. Для этого необходимо нажать на иконку скрепки и в выпавшем маленьком меню выбрать первый пункт. Если вы хотите переслать фотографию, которую уже пересылали в своих письмах, необходимо выбрать второй пункт.

    В данной статье были приведены способы отправки файлов самые популярные электронные ящика. Если же вы пользуетесь какой-то другой непопулярной почтовой платформой, то методы отправки документов будут аналогичными. Желательно иметь несколько почтовых ящиков для разных целей. Так, если вы хотите переслать большой файл, используйте почту Мэйл.ру или Яндекс. Если же необходимо переслать рабочий документ, то можно воспользоваться и Gmail почтой.

    Как сканировать документ?

    Описание

    Отзывы

    Иногда может появиться необходимость для сканирования любого документа (для того чтобы отправить его по электронной почте).

    Очень часто сканирование документов необходимо осуществлять для того, чтобы сохранить их копии в электронном виде на жестком диске персонального компьютера. Если у вас имеется сканер, который подключен к компьютеру, то на процесс сканирования любых документов у вас будет затрачиваться минимальное время и для этого не требуется никаких серьезных умений и навыков.

    Для сканирования документов вам необходимо уметь пользоваться любым графическим редактором (обычно на любом персональном компьютере имеется хотя бы одна графическая программа, которая выбирается каждым пользователем по своим потребностям).

    Для нормального сканирования рекомендуется пользоваться разрешением сканера равным 150 DPI или 150 точек на дюйм. Цветность изображения необходимо установить на отметку равную 8 битам. Внешний вид окна с настройками может иметь некоторые отличия, что определяется типом сканера, однако назначение у них остается прежним.

    Если вы нуждаетесь в сканировании не всего документа полностью, а лишь какой-либо его части, вам нужно заранее указать это в настройках вашего изображения. Для сохранения отсканированного изображения пользуйтесь форматом JPEG с качеством низким или средним. Отсканированный документ обычно имеет размер, составляющий примерно 40-300 Кб.

    Возможности, которыми обладают современные сканеры, позволяют отсканировать документы, имеющие одностороннюю и двустороннюю печать, без прерывания при этом выполнения операции. В ходе одной операции у вас есть возможность для сканирования многостраничных документов (сохранение документа возможно целиком, или отдельными страницами, в таком случае все отсканированные страницы будет представлены в виде отдельного файла), или одностраничных документов в неограниченном количестве.

    Можно отсканировать черно-белые и цветные документы (качество отсканированного изображения при этом будет достаточно высоким). Вы можете даже отсканировать фотографии, для этого надо произвести настройки, которые соответствуют наибольшему разрешению. Многими современными сканерами очень легкостью распознаются любые типы документов (даже имеющие самый мелкий размер текста).

    Если планируется отправка отсканированных документов по электронной почте, вы должны обратить внимание какой объем имеет письмо (вес прикрепленного файла с отсканированным документом бывает немалым).

    Ссылка на основную публикацию
    Как открыть французский замок
    Даже если ключ от двери потерялся или сломался, вы сможете попасть домой. В каждом городе есть службы экстренного вскрытия замков,...
    Как отключить антивор касперский на телефоне
    Оказывается, для тех, кто использует антивирус Kaspersky Internet Security на Android – это не конец. Ведь в приложении есть прекрасная...
    Как отключить безлимитный тариф
    Много пользуетесь мобильным интернетом? Не хватает стандартного пакета трафика на тарифе? Решить эту проблему абоненты Билайн могут с помощью услуги...
    Как открыть цифрал ccd 2094 без ключа
    Стальная дверь с домофоном — отличное средство предотвращения несанкционированного доступа и различных хулиганских действий. Проблема в одном. Жилец квартиры в...
    Adblock detector